[][الدورة الأدارية][][رقم3][][كيف تكون الأجتماعات فعالة][][

بسم الله الرحمن الرحيم


أحيكم مرة ثالثة في هذا المقال المتجدد دائماً معكم أحبتي في الله والذي سوف نسلط الضوء فيه على الاجتماعات .

* أطراف الاجتماع :

1-رائد المشروع : وهو الذي يمثل صاحب المشروع ويقوم بتحديد الأهداف والتوجيه .
2-المنسق : يتولى أمر تنسيق وتوجيه الأفراد في الاجتماعات ويتولى التوفيق بين الآراء المتباينة .
3-المسجل : يقوم بدور الإداري الذي يتابع المعلومات المهمة وحفظها والتأكد من صحة المعلومات ويتولى توزيعها على المشاركين في الاجتماع .
4-المشاركون : يقومون بطرح الأفكار ومناقشتها وتحليل الأمور ووضع مقترحات لخطة التنفيذ.

* المراحل الأساسية للاجتماعات :

التحضير للاجتماع ثم إدارة الاجتماع و تقييم الاجتماع وسوف نقوم بشرح الموضوع بالتفصيل.
جميع الاجتماعات بدون استثناء إذا لم يخطط لها كما ينبغي تبوء بالفشل إذا مالحل ؟

الحل هو بإتباع التخطيط الجيد وإتباع أساسيات هيكلة الاجتماعات بالمراحل التالية :
1-التحضير الجيد للاجتماعات .
2-إدارة الاجتماعات.
3-تقييم الاجتماعات.

وقبل إن نسهب في شرح هذه المراحل يجب على القارئ الكريم أن يضع نصب عينية موضوع تخطي العقبات والصعوبات في الأدوار جميعها وذلك بعمل ورقة بسيطة يضع فيها مجالات لا يمكن تطويرها وفي المقابل طرق وحلول تخطي هذه المجالات للمراحل السابقة جميعاً .

مثال : توجيه دفة الاجتماع : من المجالات الصعبة فيها أن النقاش دائماً يحتدم إذا ترك المجال لشخص معين لذا من مجالات التطوير والحلول أن لا ندع لهذا الشخص المجال أن يصل في النقاش إلى مثل هذا المستوى من الاحتدام مع أشخاص آخرين .

أولا - التحضير للاجتماعات :
•دعنا نناقش قضية فشل الاجتماعات . إن من أسباب فشل الاجتماعات أن المشاركون لم يعلمو أن إحضار التقارير معهم أمر مهم مثلاً الإحصائيات وغيرها . ايظاً لم يكن هدف الاجتماع واضح . لم يعلم المجتمعون سبب دعوتهم إلى الاجتماعات. أو لآن الدعوة وجهت إليهم متأخرة .
بدايتاً لكي نقوم بتحضير جيد للاجتماعات نتخذ الإجراءات التالية :


ا / توزيع المسؤوليات قبل عقد الاجتماع :


الموجه :
عليه أن يحدد مكان وتاريخ الاجتماع – وعلية أيضا إعداد مسوده تحضيرية – وتحديد ادوار المشاركين ومسؤولية كل واحد منهم .
المنسق :
علية مراجعة المسودة والخطوات المنفذ منذ أخر اجتماع – إكمال التحضيرات التي يراها ضرورية . – مساعدة الموجه .
المسجل :
مراجعة المسودات والخطوات المنفذة منذ آخر اجتماع - إكمال التحضيرات اللازمة.
المشاركون :
مراجعة المسودات التحضيرية المنفذة منذ آخر اجتماع – إكمال التحضيرات اللازمة.


ب / استخدام برنامج عمل للاجتماع :


تمثل مسودات العمل رأس هرم الاجتماعات في الحقيقة وكل ما كانت واضحة ومطروحة مسبقاً كلما ساعدت في رفع كفاية التوصيات التي يتمخض عنها أي اجتماع. وإليكم بنود برنامج الاجتماع التحضيري الذي يقدم إلى المشاركون قبل الاجتماع بفترة مناسبة مثلاً يومين لكي تتضح الرؤية لهم وتتلاشى اغلب الآراء السلبية قبل الاجتماع .

البنود الخاصة ببرنامج الاجتماع التحضيري :
1-أهداف الاجتماع. 2- تاريخه 3- الوقت 4- المكان 5- إحضار المستلزمات 6- التحضيرات اللازمة 7- أعضاء الفريق مع ذكر مناصبهم 8- الاجتماع بدعوة من ؟ 9- رقم الهاتف 10- بنود العمل 11- الأمر المطلوب تنفيذه 12- الوقت 13- الأشخاص المسئولين .
ملاحظة هامة : تطبع هذه الأمور في ورقة توزع على كل من هو مدعو لهذا الاجتماع ...

هل من الضروري أن يهتم المعد للاجتماعات بكل شيء ؟.
نعم إلى حد كبير وهنالك أمور مهمة جب على من يعد الاجتماع الاهتمام بها وهي كالتالي :

1- إعداد مكان جيد للاجتماع 2- ترتيب أماكن الجلوس
3- الإضاءة والتهوية ألجيه 4- العناصر السمعية والصوتية
5- تجهيز القرطاسيات المناسبة أقلام وأوراق 6- فترات الراحة ( شاي وقهوة )
7- الأشخاص المساعدين لتأمين مستلزمات الاجتماع .

قبل الاجتماع ...

قضية ترتيب الأهداف مهمة جداً بحسب الأولوية والبدء بالعناصر الكبرى عندما يكون المجتمعون حاضري الذهن وكذلك التعامل مع القضايا الملحة بشكل موجز مع التركيز على العناصر القليلة والمهمة .

مثلاً إذا كان الاجتماع بحاجه إلى رأي أغلبية يكون تسلسل الاجتماع بهذا الشكل .. بدايتاً تحدد المشكلة ثم تقيم الحلول ثم التصويت لاختيار الحلول الأفضل ثم توزع المسؤوليات .

برنامج تحضيري لاجتماع حول تطوير قسم خدمة العملاء

انظر المرفقات للأهمية ....


ثانياً - توجيه الاجتماع :

حان الوقت لشرح كيفية قيادة وتوجيه الاجتماعات والآن نحن بصدد شرح مفصل للأدوار الأربعة السابق ذكرها وهي الموجه و المنسق والمسجل و المشاركون ...
ا / الموجه :
بدء الاجتماع في الوقت المحدد من الأمور المهمة في عمل الموجه كما عليه أيضا أن يوضح الأدوار الرئيسية للمشاركين والمسؤوليات المترتبة على إعمالهم . أيضا عليه إرساء القواعد الأساسية على المشاركين والمتمثلة في التالي :
• عدم ألمقاطعه والالتزام بالصمت عندما يكون دور أللآخرين بالكلام.
• عدم انقاد وتجريح ارآء الآخرين .
• المساهمة في الأفكار المقبولة لدى الآخرين .
• البقاء مفتوح الذهن والبعد عن الحكم المسبق.
• بدء الاجتماع وإنهاؤه في الوقت المحدد .
• مشاركة الجميع مطلوبة كما أن سيطرة البعض مرفوضة .
• قبول الاعتراضات عندما تكون مشفوعة بحلول مناسبة.
• القبول بالحل الوسط عندما يكون ضرورياً .
• القبول بسلطة المنسق التي تخوله الحفاظ على القواعد الرئيسية .
• الالتزام بالبرنامج التحضيري وبالوقت المخصص لكل موضوع .

نتابع عمل الموجه .... ايظاً من أعمال الموجه أن يتبع البرنامج التحضيري ويحتفظ بالسلطة لإيقاف مجرى الأمور وتغير المسار إذا اقتضت الحاجة لذالك كما يجب عليه أن يكون حصيفاً بأن يدفع المشاركون باتجاه القبول بالمسؤوليات بحيث يضمن التزامهم . في النهاية عليه أن يلخص القرارات والتحركات الرئيسية كجزء من المسؤولية العامة والخطوات التنفيذية أصبحت مفهومة وواضحة لدى الجميع وأنهم يسلكون الطريق الصحيح نحو الغاية.
ب / دور المنسق :
تتركز وضيفته على إدارة مواضيع الجلسة بشكل عام وضبط الوقت ...وإليك المهام بالتفصيل :
•ضبط وتنظيم مشاركة الأشخاص في النقاش .
•مراقبة وضبط الوقت لكل مسألة نقاش .
•اقتراح طرق البديلة للمعالجة .
•حماية الأشخاص وأفكارهم.
•التعامل مع مثيري المتاعب .
•البقاء حيادي أثناء الاختلاف.
هنالك سؤال مالفرق بين الموجه والمنسق ...؟
الجواب هو أن الموجه يقود ويركز على المضمون في الاجتماع أما المنسق يدير الطريقة التي يجري عليها النقاش داخل قاعة الاجتماع ويحرص على الحيادية.

ج / دور مسجل الوقائع ( الكاتب ) :
المسجل عليه أن يسجل جميع ما يقال في الاجتماع بشكل مرئي أي كما هو بتفاصيله.. وإليك أدوارة بالتفصيل:

•دور المسجل في المراجعة الدورية مع المشاركين ليتأكد من صحة المعلومات التي يدونها.
•مساعدة المسجل لكل من الموجه والمنسق في الاحتفاظ بالمعلومات.
•وفي النهاية على المسجل أن يلخص أهم العناصر التي نوقشت والقرارات التي تم اعتمادها.

السؤال كيف ننمي دور المسجل ونرفع من اداءة ؟الجواب : أن يقوم المسجل بالتالي :
•يطلب التوضيح لأي نقطه مبهمة ليتأكد من صحة ما يكتب.
•أن يدون النقاط المهمة وليس كل شيء .
•أن يحاول أن يستخدم الكلمات التي قيلت في الاجتماع وليست الكلمات التي يفهمها هو ( تحليله الشخصي).
•اكتب بخط واضح واترك مسافة كافية بين السطور .
•لابأس من إحاطة أو وضع خط تحت الأفكار الرئيسية والقرارات والمقاطع المهمة وآليات التنفيذ.
•لا تنسى ترقيم الصفحات أو الكلام لمجرد أنك توافق عليه.
•إذا كان الاجتماع طويل فلا تنسى أن تراجع معهم ما دونته من وقت لآخر.

د / دور المشاركين في الاجتماع :

•معرفة الهدف الذي من أجله عمل الاجتماع حتى يتسنى للحضور التحضير للاجتماع .
•تأكيد الحضور عند الموجه وطلب محضر الاجتماع في حال تعذر الحضور.
•الحضور في الوقت المحدد .
•الاحتفاظ بذهنية منفتحه والابتعاد عن الحكم المسبق للأمور .
•مساعدة المنسق في الحد من حالات التلهي تشجيع المشاركة الفعالة.
•مشاركة أللآخرين في الأفكار الفعالة والمفيدة.
•الدعم والتأييد لإنشاء قواعد أساسية وخطوط منهجية للاجتماعات .
•المساعدة في بالحصول على إجماع المجموعة.

الخلاصة:
في نهاية أية اجتماع نخرج بقواعد يجب أن تطبق وهي تمثل نتائج الاجتماع أو ما تمخض عنه الاجتماع والتي تسمى ب( التوصيات ) بأن يقول الموجه إن ما خرجنا به هو التالي من هذا الاجتماع ويبدأ في سرد القرارات المتفق عليها .

سؤال : كيف نزيد من فاعلية هذه الاجتماعات ؟

هنالك أمور تزيد من فاعلية الاجتماع وهي كالتالي :
•خصص وقتاً لتدريب ومناقشة ادوار وتحديد مسؤوليات الموجه والمنسق والكاتب والمشاركين .
•قم بإجراء نوع من التقييم الدوري للاجتماعات السابقة .
•حاول أن تضح البرنامج التحضيري ووقائع الاجتماع في البريد الالكتروني .
•راقب باستمرار مسألة مقدار التوفير في الوقت والجهد والمال عند ممارستك لهذا الأسلوب الجديد في الاجتماعات .
•ابعث برسالة واضحة للجميع تعبر فيها عن التزامك بالوقت المحدد للاجتماع .
•ضع لوحتين إرشاديتين في بداية كل اجتماع واحده تذكر بالبرامج وعناصره ، والتالية توضح في القواعد الأساسية .
•ولابد على المنسق أن يكون حازماً في إدارة الاجتماعات .