( التنظيم )
مفهوم التنظيم :
عملية اساسية تحتم على المدير ان يقوم بالجمع والتوحيد بين أعمال المرؤوسين المختلفة والمتعددة كي يتمكن من تحقيق أهداف المشروع
انواع التنظيمات القيادية :
1- اللامركزية : إذا كان هنالك العديد من القرارات التي لابد من تؤخذ يومياً والرجوع إلى القيادات العليا يسبب إرباك لهذه القرارات فيتوجب عندها منح المرؤسين الحرية في اتخاذ تلك القرارات من دون الرجوع إلى من هم اعلى منهم وظيفياً مع إحاطتهم بكل قرار في وقت لاحق وبحيث تنتهج تلك القرارات نفس سياسة المنشئة الو المؤسسة .
تفويض السلطة : إيداع جزء من العمليات للأناس معينين ينوبون في العمل عن الرؤساء الأصليين وتتمثل في ثلاثة امور هي 1- تعيين الوظائف كالقيام بدراسة السوق مثلاً 2- السلطة 3- المسؤولية .
2- المركزية : هي وحد القيادة لدى الأدارة العليا .
نقاط مهمه في التنظيم:
• قد يحتاج اي تنظيم إلى مستشاريين لهذا العمل يعملون ضمن التنظيم ولا يدخلون في الهيكل التنظيمي للعمل
• تقل الحاجة إلى الأشراف كلما زادت درجة كفاءة العمل .
نصائح في التنظيم:
- الطريق إلىالتنظيم الجيد هو الموازنة بين كل هذه الأمور ووقت العمل ووقت البيت ووقت الراحه ووقت الأهل ووقت الله .
- ضياع الوقت والأسراف في البيروقراطية الفارغة
- إحرص على توثيق المعاملات واخذ صورة منها باستمرار وياحبذا لو استخدمت الماسح الضوئي لكل فاتورة او مستند في مكتبك واحتفظت بنسخة منه ف يجهازك .
- حاول ان تعمل تحجيم للبيروقراطية في العمل قدر المستطاع ( البيروقراطية هي الروتين الممل وما ينتج عن تدوير المعاملات في ذلك التنظيم الهرمي الكبير مما يعطي بطء في العمل الأداري الأمر الذي ينعكس بالسلب على النتائج ) .
- محاولة تطبيق نظم جديده مع اناس قدماء متعصبين لآفكارهم البيروقراطية هي مضيعه للوقت لذا وجب تجديد الدماء .
- اهتمامك الكبير بعملك الصغير يفتح لك ابواب المجد .
( إدارة الوقت )
البداية :
• قيم نفسك في جميع اعمالك
• إختر ناصح امين لك يقيمك
• قلل من اخذ العمل مع إلى البيت قدر المستطاع
• عمل جدول زمني للأهدافك باستمرار مع امكانية التغيير للأفضل .
بداية اليوم من الصباح :
• ابتعد عن الخلافات في الصباح الباكر
• اكتب خطة عمل اليوم .
• ابدأ في الرد على الرسائل ولا تسهب في الوقت لعمل ذلك
• ابدأ في جدولة اللقاءات والأجتماعات
• احرص على المشي في العمل يعني الساعة العاشرة مثلاً اجعلها للقهوة .
وقت الذهاب إلى العمل :
• خذ معك حافظة للأوراق إلى العمل .
جدول عمل فعال :
• استعمل برنامج الآوت لووك الموجود في الحاسب لديك لعمل جدول يومي واسبوعي وشهري للمهام التي تود عملها .
• ضع موعد نهائي لأي عمل تعملة .
• اترك خبر عند تركك لمكتبك لدى الموظفين او للسكرتير الخاص بك .
• خصص وقت العمل وفق الأحتياج وليس الرغبة .
ترتيب المكتب :
• وضع الورق المهم في مكان واضح على طاولة المكتب .
• كتابة ورق لاصق على ظهر الملف تبعاً من الأسماء الكبيرة إلى الأسماء الصغيرة .
• اجعلها في دولاب خاص .
• احتفظ بملف على مكتبك خاص بصورة من المذكرات اليومية .
• اعمل نسخة من كل مستند لديك بواسطة الماسح الضؤي واحتفظ بها في جهازك .
الأرتقاء بفعالية اللآخرين :
• اترك مجال لسؤالك عن الأمور المتعلقة بالعمل .
• تشجيع الموظف اثناء قيامه بأداء العمل .
• تقديم المساعده للموظف من دون ان تفرض نفسك عليه .
• دع كل شخص يتحمل المسؤولية .
• ابتكر حلول افضل لأداء العمل افضل من ذم المشكلة والوقوف دون الحيلوله لها .
• عند تكليفك لعمل معين لشخص ما لابد من ان تسهب في عملية الشرح لأدق التفاصيل إذا ارتضيت عدم الأشراف عليه .
• خص بالتقدير كل شخص على حده بلأسلوب الذي تجد انه يعطي فعالية تبعاً لنفسية المشجع .
إجتماعات مثمرة :
• التخطيط مطلوب في الأجتماعات مسبقاً
• لابد من وضع النقاط الأساسية لجدول الأعمال
• تحديد وقت الأجتماع المناسب للجميع .
• اعلن جدول الأععمال في بداية اي اجتماع .
• انت مسؤول عن المحافظة على هذا الأجتماع .
• علينا تدوين الملاحظات التي ترد في الأجتماعات.
• احضر معكك دفتر المواعيد لكي لا تعمل تعارض مع المواعيد المستقبليه .
• خذ رائي الحضور في جدول الأعمال نقطة نقطة .
• إنهاء الأجتماع بطريقة سلسة ومحببة بأن تستعرض جدول الأعمال مرة ثانية وتسرد الملاحظات والتوصيات التي تمخضت عن الأجتماع وتكلف كل شخص بمهامه الجديدة مع توضيح المدة الزمنية لكل توصية وطريقة متابعتك لها معه وتحديد موعد الأجتماع القادم لمناقشة ما تم انجازة .
نصائح في فن إدارة الوقت :
- الجولات التفتيشية مهمه جداً لآنها تكشف لك الواقع وتختصر عليك امور كثيرة.
- لا يمكن لحوار ان يتم في ظل وجود التشنجات ازلها اولاً ثم اكمل الحوار .
- ان الذي لا يخطء هو الذي لا يعمل .
- لايشترط في المدير او المسؤول ان يكون مختص في مجال القسم الذي يديرة ولا كن علية ان يجلب المختصين ويتعامل هو بدورة معهم بلأسلوب الأدراي .
- هنالك قانون ينسب لصاحبة ( باريتو) يقول ان مجمل الأجتماعات يذهب منها 80 % في الكلام اما 20 % فهي نتائج . من هذا الكلام تستطيع ان تستشف معلومة مهمة وهي ان يحاول المدير ان يستفيد بالقدر المتاح من الوقت الذي تتم فيه عملية الأستفاضة بالحديث بأن يكون وقت اقل من هذه النسبة ليعطي مجال ارحب للأستنتاجات والقرارات والتوصيات التي تتمخض عن هذه الأجتماعات.
- ادر وقتك بكثير من الفعالية لتصل إلى الكفاية العملية الحقيقية .
- اعمل ملاحظات قصيرة في برنامج الحاسب على شكل مهام عمل ( تستطيع ان تستفيد من برنامج الأوت لووك ) .
- احرص على ما تحب في العمل ودع عنك ما تكرة وتشعر انه مضيعه للوقت.
- بالنسبة لأدارة الوقت يجب إعطائها حقها في التفكير .
- المداومة على استيضاح الأمور فيما يتعلق بالقرارات من السلطات العليا .
- المداوة على كتابة الأمور التي تحدث لك في العمل كالأحداث اليومية وعروض العمل والووعود بالمكافأة .
-
الحلقة الثانية : التنظيم وإدارت الوقت
انواع التنظيمات القيادية :
تفويض السلطة : إيداع جزء من العمليات للأناس معينين ينوبون في العمل عن الرؤساء الأصليين وتتمثل في ثلاثة امور هي 1- تعيين الوظائف كالقيام بدراسة السوق مثلاً 2- السلطة 3- المسؤولية .
تقل الحاجة إلى الأشراف كلما زادت درجة كفاءة العمل .
نصائح في التنظيم:
- اهتمامك الكبير بعملك الصغير يفتح لك ابواب المجد .
موضوع: ][][:--دورة إدارية--:][][ رقم 2 ][][التنظيم و إدارة الوقت][][